A Fuss NEKI! program adatvédelmi szabályzata

Bevezető

Székelyudvarhelyi Közösségi Alapítvány  tájékoztatja a Fuss NEKI! adománygyűjtő programjában résztvevőket (civil szervezetek, projektvezetők, nagykövetek, adományozók, önkéntesek – a továbbiakban „ügyfelek”) és nevezési rendszerébe regisztrálókat adatkezelési gyakorlatáról és a felhasználók jogorvoslati lehetőségeiről.  Székelyudvarhelyi Közösségi Alapítvány, mint adatkezelő kötelezettséget vállal arra, hogy az általa nyújtott adatkezeléssel kapcsolatos szolgáltatás megfelel a hatályos jogszabályokban meghatározott elvárásoknak.

Az adatkezelő adatai:

Az adatkezelés jogalapja

Adománygyűjtő és pályázatosztó programunkra való nevezésével, és hírleveleinkre való feliratkozásával Ön hozzájárul, hogy aS zékelyudvarhelyi Közösségi Alapítvány meghatározott szolgáltatásokat teljesítsen Ön irányába:
  • ha civil szervezetként, ill. civil szervezet projektvezetőjeként adta meg adatait, e-mail címét és telefonszámát, annak érdekében használjuk fel, hogy elérjük a civil szervezetet (ill. Önt, mint projektvezetőt) a köv. célok érdekében:
    • tájékoztatás a program folyamatairól, változásairól, a projektek megvalósításairól, a programmal kapcsolatos új hírekről, stb.
    • kapcsolatfelvétel segítése a nagykövetekkel, ezek tájékoztatása
    • adományozók elérése (a felajánlások begyűjtése érdekében)
    • a telefonszám és e-mailcím megjelenik a www.udvarhely.fussneki.ro honlapon, a civil szervezetet bemutató oldalon (ennek célja, hogy a projektvezető elérhető legyen az adományozók ill. azok számára, akik jelentkezni szeretnének nagykövetnek a civil szervezethez)

Minden egyéb megadott adatot statisztikák készítésére használunk fel.

  • ha nagykövetként adta meg adatait, e-mail címét és telefonszámát, annak érdekében használjuk fel, hogy:
    • tájékoztassuk a program folyamatairól, változásairól, az új hírekről
    • újabb adatokat kérjünk, tisztázzuk a hibás/használhatatlan adatokat, stb.
    • segítsünk az adománygyűjtésben
    • értesítsük a projektek megvalósításairól, stb.
    • www.udvarhely.fussneki.ro honlapon megjelenik a nagykövet neve, fényképe, motivációs szövege, vállalt köreinek/kilométereinek száma

Minden egyéb megadott adatot statisztikák készítésére használunk fel.

  • ha adományozóként adta meg adatait, e-mail címét és telefonszámát, annak érdekében használjuk fel, hogy:
    • tisztázzuk a hibás/használhatatlan adatokat, stb.
    • segítsünk az adomány befizetésében
    • tájékoztassuk a projektek megvalósításairól
    • értesítsük a programmal kapcsolatos új hírekről
    • a www.udvarhely.fussneki.ro honlapon megjelenik az adományozó neve és az összeg, amit felajánlott az ügynek (ha az adományozó nem kívánja megjeleníttetni a nevét, „Ismeretlen”-t is írhat)

Minden egyéb megadott adatot statisztikák készítésére használunk fel.

Ezek az adatok az online nevezési rendszerbe való regisztráció során kötelezően kitöltendőként jelennek meg. A nem kötelezően kitöltendő adatok kezelésének alapja az Ön hozzájárulása.

Az általános adatkezelési hozzájáruláson túlmenően külön hozzájárulást kérünk a marketingcélú e-mailek küldéséhez. Ez a hozzájárulás a többi adattól függetlenül bármikor visszavonható. A visszavonás nem akadálya a programban való részvételnek.

A felsorolt adatokat a résztvevő beazonosításához (pl. hasonló nevű résztvevő megkülönböztetéséhez), a kapcsolattartáshoz, a szolgáltatás biztosításához (pl. a programmal kapcsolatos értesítések kiküldése), a program lebonyolításához (pl. rajtszámozás, chipes mérés, eredmények megállapítása, nevezés ellenőrzése, problémamegoldás), pénzügyi összesítésekhez és adott esetben marketingcélokhoz is használjuk. A regisztrációkor, illetve nevezéskor nem feltétlenül szükséges adatokat nem kötelezőként jelöltük meg.

A pólóméretet azért kérjük, hogy a megfelelő méretű pólókat tudjuk biztosítani a nagykövetek számára.

 

Adatok, amelyeket elkérünk:

  • szervezet neve
    • megjelenik a program weblapján és minden a programhoz kapcsolódó felületen
  • a szervezet képviseletére jogosult személy
    • neve
    • telefonszáma
    • e-mailcíme
      • nem jelenik meg semmilyen felületen
  • projektvezető adatai:
    • név
    • telefonszám
    • e-mailcím
      • csak indokolt esetben jelenik meg a projektvezető neve a programhoz kapcsolódó felületeken
  • elérhetőségi adatok érdeklődő nagykövetek számára:
    • telefonszám
    • e-mailcím
      • megjelenik a program weblapján, annak céljából, hogy a potenciális nagykövet fel tudja venni a kapcsolatot a szervezettel
  • alapító okirat
    • nem jelenik meg semmilyen felületen
  • alapszabályzat + kiegészítések
    • nem jelenik meg semmilyen felületen
  • bírósági bejegyzés
    • nem jelenik meg semmilyen felületen
  • adószám (CIF, Cod de Identificare Fiscală)
    • nem jelenik meg semmilyen felületen
  • a szervezet logója
    • megjelenik a program weblapján és minden a programhoz kapcsolódó felületen
  • név
    • megjelenik a program weblapján és minden a programhoz kapcsolódó felületen
  • életkor
    • nem jelenik meg semmilyen felületen, statisztikák készítéséhez szükséges
  • nem
    • nem jelenik meg semmilyen felületen, statisztikák készítéséhez szükséges
  • lakcím
    • nem jelenik meg semmilyen felületen, statisztikák készítéséhez szükséges
  • telefonszám
    • nem jelenik meg semmilyen felületen, kapcsolatfelvétel miatt szükséges
  • e-mailcím
    • nem jelenik meg semmilyen felületen, kapcsolatfelvétel miatt szükséges
  • pólóméret (a pólóméretet azért kérjük, hogy a megfelelő pólókat tudjuk megrendelni)
    • nem jelenik meg semmilyen felületen
  • arcképes fotó
    • megjelenik a program weblapján és megjelenhet a programhoz kapcsolódó felületeken, a program promoválása érdekében
  • motiváció
    • megjelenik a program weblapján és megjelenhet a programhoz kapcsolódó felületeken, a program promoválása érdekében
    • amennyiben a motiváció megfogalmazása nyelvtani szempontból helytelen, a Műhely Egyesület fenntartja a jogot arra, hogy módosítsa azt úgy, hogy annak értelme megmaradjon. A rövid idő alatti nagy mennyiségű adatfeldolgozás miatt a Műhely Egyesület ezt oly módon tudja megoldani, hogy a nagykövetet erről nem értesíti.
  • a választott civil szervezet neve (amelynek ügyét a nagykövet segíti)
    • megjelenik a program weblapján és minden a programhoz kapcsolódó felületen
  • bevállalt kilométerek száma
    • megjelenik a program weblapján és megjelenhet a programhoz kapcsolódó felületeken, a program promoválása érdekében
  • amennyiben a nagykövet nem töltötte be a 18. életévét: szülő/gyám neve és telefonszáma
    • nem jelenik meg semmilyen felületen

 

    • név
      • megjelenik a program weboldalán, azon nagykövetek profiljánál, akiken keresztül az adományozó megtette felajánlásait
      • megjelenhet a program weboldalán, promoválás, adományozási kedv növelésének céljából
    • lakcím
      • nem jelenik meg semmilyen felületen, statisztikák készítéséhez szükséges
    • telefonszám
      • nem jelenik meg semmilyen felületen, kapcsolatfelvétel miatt szükséges az adomány begyűjtése érdekében

     

    • e-mailcím
      • nem jelenik meg semmilyen felületen, kapcsolatfelvétel miatt szükséges az adomány begyűjtése érdekében
    • a választott civil szervezet neve (amelynek ügyét támogatni kívánja)
      • megjelenik a program weblapján, azon nagykövetek profiljánál, akiken keresztül az adományozó megtette felajánlásait
    • a választott nagykövet neve (akin keresztül megteszi a felajánlását)
      • az ő profiljánál jelenik meg a felajánló neve és a felajánlott összeg (a program weboldalán)
      • megjelenhet a program weboldalán, promoválás, adományozási kedv növelésének céljából
    • motiváció
      • megjelenhet a program weblapján és a programhoz kapcsolódó felületeken
    • felajánlott fix- vagy körösszeg/km-összeg (ez az összeg, a felajánló nevével együtt megjelenik a program weboldalán, a nagykövet profiljánál)
      • megjelenik a program weblapján, azon nagykövetek profiljánál, akiken keresztül az adományozó megtette felajánlásait
      • megjelenhet a program weboldalán, promoválás, adományozási kedv növelésének céljából

     

    • személyazonossági igazolvány másolata, melynek adatait az önkéntes munkavállalási szerződés megkötéséhez használjuk fel
    • az önkéntesek nevei megjelenhetnek a program weboldalán és más programhoz kapcsolódó felületeken, ahol indokolt
    • az önkéntes megjelenhet fotókon (Facebook, a program weboldalán az önkéntes munka népszerűsítése céljából, ill. a szervezet, programfelelős köszönetének kinyilvánítása céljából.

Más személyek benevezése

A programban sérültek és fiatalkorúak is benevezhetnek nagykövetként. Az ők esetében a benevezést egy hivatalos képviselő ejti meg (szülő, gyám, stb.).

Az adatkezelés célja és időtartama

A Székelyudvarhelyi Közösségi Alapítvány által folytatott adatkezelés általános célja:

  • a civil szervezetek, projektvezetők, nagykövetek, adományozók beazonosítása és nyilvántartása, valamint a nevezések rögzítése,
  • a benevezettek/érdekeltek tájékoztatása,
  • pénzügyi nyilvántartások vezetése,
  • statisztikák, elemzések összeállítása,
  • kedvezményes nevezési lehetőség biztosítása esetén a kedvezményre jogosultak körének meghatározása és a kedvezmények hozzárendelése az érintett ügyfelekhez,
  • szolgáltatásaink folyamatos javítása, újabb események előkészítése.

Adatbázisunkban a személyes adatokat az érdekeltek hozzájárulásának visszavonásáig tároljuk, vagyis csak külön kérésre töröljük.

Marketingtevékenységünk részletezése

A Székelyudvarhelyi Közösségi Alapítvány felhasználhatja az eseményein résztvevőkről készült fényképeket, videókat (ehhez résztvevőinknek minden egyes nevezésükkel kifejezetten hozzá kell járulniuk, és ez a hozzájárulás a nevezés elengedhetetlen feltétele, mivel a képeken szereplőket nem minden esetben tudjuk név szerint beazonosítani).

A kezelt adatok köre

Ügyfeleinkről az általuk megadott adatokat, illetve ezekből számított értékeket tartunk nyilván. Ugyancsak nyilvántartjuk a futó/gyalogló/biciklis esemény során elért eredményeket (pl. befutóidő, kilométerek száma, megtett táv) és a program szervezésével kapcsolatos adatokat (pl. rajtszám átvétele, nevezés visszaigazolása, felajánlás befizetése, stb.).

Nyilvántartjuk a pénzügyi tranzakciók adatait (dátum, összeg, befizetett tétel, nyugtaszám, online nevezés esetén tranzakció azonosító, esetenként szerződésszám). Az online kifizetési rendszerben ügyfeleink a bankkártyával kapcsolatos adataikat közvetlenül az online fizetési platformot működtető cégnek adják meg, így semmilyen bankkártyával kapcsolatos adat nem kerül a Székelyudvarhelyi Közösségi Alapítvány birtokába, ilyen adatot nem kezelünk.

E-mailek küldése

E-mailt küldünk minden ügyfelünknek:

  • a sikeres nevezésről (visszaigazoló levél),
  • a programmal kapcsolatos tudnivalókról,
  • szükség esetén ügyintézés, adategyeztetés céljából,
  • ha akadályba ütközünk a felajánlások begyűjtésénél.

A fent említett üzenetek a szolgáltatásunk részét képezik, és a marketingcélú hozzájárulástól függetlenül küldjük őket.

Az ügyfél a regisztrációval/nevezéssel hozzájárul ahhoz, hogy részére a Székelyudvarhelyi Közösségi Alapítvány elektronikus hírlevelet küldjön. Amennyiben az érintett a továbbiakban nem kíván az a Székelyudvarhelyi Közösségi Alapítvány elektronikus tájékoztatást kapni, erre irányuló kérését elektronikus úton jelezheti A Székelyudvarhelyi Közösségi Alapítvány, aki a kérés beérkezésétől számított 3 munkanapon belül eleget tesz az érintett kérésének.

Az adatok megismerésére jogosultak köre

Az ügyfelek által megadott személyes adatok megismeréséhez az alapítványon belül csak azon tagok jogosultak, akik nevezéssel kapcsolatos feladatokat látnak el, illetőleg az adatok karbantartását, elemzését, összesítését, értékelését végzik, valamint akik az ügyfelek esemény előtti és utáni tájékoztatásáért felelősek. A fent említett körbe tartoznak:
a neveztetők és adatrögzítők,
a rendszergazda és az adatbázis kezelője,
a pénzügyi adatok kezelője
a marketinges adatok kezelője

Adatok törlése

Ügyfeleink a jogszabály alapján bármikor kérhetik személyes adataik törlését az adatbázisunkból. Folyamatban levő nevezés esetén ez csak a Fuss NEKI! programból való visszalépéssel együtt lehetséges.

A hozzájárulás visszavonása után is tárolhatjuk azokat az adatokat, amelyek jogi kötelezettségünk teljesítéséhez, illetve létfontosságú érdekeink érvényesítéséhez kellenek. Jogi kötelezettségeink közé tartozik a pénzügyi ellenőrzéseknek való megfelelés, amelyhez az adatbázisban tárolt fizetési adatokra van szükség. Jogos érdekünk az adatbázis integritásának megőrzése. Ennek keretében technikai okból (az adatbázisok felépítése miatt) nem tudunk olyan adatot törölni, amely más adathoz szorosan kötődik (pl. külső kulcs).