Introducere
Fundația Comunitară din Odorheiu Secuiesc dorește să vă informeze participanții programului de strângere de fonduri „Run for IT! Odorhei” (ONG-uri, manageri de proiect, ambasadori, donatori, voluntari – denumiți în continuare „clienți”) și pe cei care se înregistrează în sistemul său de înscriere cu privire la practicile sale de gestionare a datelor și la căile de atac legale de care dispun utilizatorii. Fundația Comunitară din Odorheiu Secuiesc, în calitate de operator de date, se angajează să se asigure că serviciul de gestionare a datelor pe care îl furnizează respectă cerințele prevăzute în legislația aplicabilă.
Datele operatorului de date:
- Nume: Fundația Comunitară din Odorheiu Secuiesc
- Sediu: Odorheiu Secuiesc, str. Kossuth Lajos, nr. 20, jud. Harghita, România
- Număr de identificare fiscală: 23073451
- Adresa de e-mail: szka@szka.ro
- Site web: www.udvarhely.fussneki.ro, www.szka.ro
Temeiul juridic pentru prelucrare
Prin înscrierea în programul nostru de strângere de fonduri și de concursuri și prin abonarea la buletinele noastre informative, vă dați acordul ca Fundația Comunitară din Odorheiu Secuiesc (FCOS) să vă furnizeze anumite servicii:
– dacă sunteți un ONG sau un lider de proiect al unui ONG, vom utiliza datele dvs., adresa de e-mail și numărul de telefon pentru a contacta ONG-ul (sau pe dvs. în calitate de lider de proiect) în următoarele scopuri:
- pentru a vă informa cu privire la procesele de program, modificări, implementarea proiectelor, noutăți despre programe noi, etc.
- asistarea în contactele cu ambasadorii, informându-i cu privire la noi evoluții, noi proiecte, noi informații etc.
- informarea donatorilor (pentru a colecta donații)
- afișarea numărului de telefon și a adresei de e-mail pe pagina de profil a ONG-ului de pe site-ul www.udvarhely.fussneki.ro (aceasta pentru a se asigura că liderul de proiect este disponibil pentru donatori sau pentru cei care doresc să aplice pentru a deveni ambasador al ONG-ului).
Toate celelalte date furnizate vor fi utilizate în scopuri statistice.
– în cazul în care ne-ați furnizat datele dumneavoastră, adresa de e-mail și numărul de telefon în calitate de ambasador, le vom folosi pentru:
- să vă ținem la curent cu privire la procesele, modificările și noutățile legate de program
- solicitați date noi, clarificați date incorecte/neutilizabile etc.
- ajutați la colectarea de fonduri
- să vă țină la curent cu privire la implementarea proiectelor etc.
- pe site-ul www.udvarhely.fussneki.ro, numele ambasadorului, fotografia, textul de motivare, numărul de ture/mile parcurse
Toate celelalte date furnizate vor fi utilizate în scopuri statistice.
– în cazul în care ați furnizat datele dumneavoastră, adresa de e-mail și numărul de telefon în calitate de donator, le vom utiliza pentru:
- clarificarea datelor incorecte/neutilizabile etc.
- ajutați la plata donației
- să furnizeze informații cu privire la punerea în aplicare a proiectelor
- să vă țină la curent cu noutățile legate de program
- www.udvarhely.fussneki.ro va afișa numele donatorului și suma donată cauzei (dacă donatorul nu dorește ca numele său să fie afișat, poate scrie „Anonim”)
Toate celelalte date furnizate vor fi utilizate în scopuri statistice.
Aceste informații sunt obligatorii atunci când vă înregistrați în sistemul de înscriere online. Prelucrarea datelor neobligatorii se bazează pe consimțământul dumneavoastră.
În plus față de consimțământul general pentru prelucrarea datelor, vă solicităm un consimțământ specific pentru a trimite e-mailuri de marketing. Acest consimțământ poate fi retras în orice moment, independent de celelalte date. Retragerea nu reprezintă un obstacol în calea participării la program.
De asemenea, utilizăm datele enumerate pentru a identifica participantul (de exemplu, pentru a face distincția între participanții cu nume similare), în scopul contactării, pentru a furniza serviciul (de exemplu, trimiterea de notificări despre program), pentru a derula programul (de exemplu, pentru determinarea rezultatelor, verificarea participării, rezolvarea problemelor), pentru agregarea financiară și, dacă este cazul, în scopuri de marketing. Datele care nu sunt strict necesare în momentul înregistrării sau al înscrierii sunt marcate ca fiind opționale.
Mărimile tricourilor sunt solicitate pentru ca noi să putem furniza tricouri de mărimea corectă pentru ambasadori.
Date pe care le solicităm:
- în cazul ONG-urilor:
- numele organizației
- vor fi afișate pe site-ul web al programului și pe toate interfețele legate de program
- reprezentantul legal
- numele
- numărul de telefon
- adresă e-mail
- nu apare pe nicio interfață
- datele coordonatorului de proiect
- numele
- numărul de telefon
- adresă e-mail
- vor fi afișate pe site-ul web al programului, astfel încât potențialii ambasadori să poată contacta organizația
- statut + completări
- nu apare pe nicio interfață
- document de înregistrare judecătorească
- nu apare pe nicio interfață
- cod fiscal (CIF, Cod de Identificare Fiscală)
- nu apare pe nicio interfață
- cont bancar
- nu apare pe nicio interfață
- logo-ul organizației
- vor fi afișate pe site-ul web al programului și pe toate interfețele legate de program
- în cazul ambasadorilor:
- numele
- vor fi afișate pe site-ul web al programului și pe toate interfețele legate de program
- vârstă
- nu sunt afișate pe nicio interfață, sunt necesare pentru producerea de statistici
- sex
- nu sunt afișate pe nicio interfață, sunt necesare pentru producerea de statistici
- adresă
- nu sunt afișate pe nicio interfață, sunt necesare pentru producerea de statistici
- număr de telefon
- nu sunt afișate pe nicio interfață, sunt necesare pentru contactare
- adresă de e-mail
- nu sunt afișate pe nicio interfață, sunt necesare pentru contactare
- mărimea tricoului (solicităm comunicarea mărimii tricoului pentru ca să putem comanda tricourile potrivite)
- nu sunt afișate pe nicio interfață
- poză
- apar pe site-ul web al programului și pot apărea pe platformele legate de program pentru a promova programul
- motivația
- apar pe site-ul web al programului și pot apărea pe platformele legate de program pentru a promova programul
- în cazul în care formularea motivației este incorectă din punct de vedere gramatical, Fundația Comunitară din Odorheiu Secuiesc își rezervă dreptul de a o modifica în așa fel încât să păstreze sensul acesteia. Din cauza volumului mare de prelucrare a datelor într-o perioadă scurtă de timp, Fundația Comunitară din Odorheiu Secuiesc poate face acest lucru fără a informa ambasadorul.
- numele ONG-ului ales (a cărui cauză este ajutată de ambasador)
- apar pe site-ul web al programului și pot apărea pe platformele legate de program
- numărul de kilometri parcurși
- apar pe site-ul web al programului și pot apărea pe platformele legate de program pentru a promova programul
- în cazul în care ambasadorul are sub 18 ani: numele și numărul de telefon al părintelui/tutorelu
- nu sunt afișate pe nicio interfață
- în cazul donatorilor:
- numele
- apară pe site-ul web al programului, pe profilurile ambasadorilor prin intermediul cărora donatorul a făcut promisiuni de donații
- poate apărea pe site-ul web al programului, pentru promovare și pentru a crește numărul de donații
- adresă
- nu sunt afișate pe nicio interfață, sunt necesare pentru producerea de statistici
- numărul de telefon
- nu sunt afișate pe nicio interfață, sunt necesare pentru contactare
- adresă de e-mail
- nu sunt afișate pe nicio interfață, sunt necesare pentru contactare
- numele ONG-ului ales (a cărui cauză este ajutată de donator)
- apară pe site-ul web al programului, sub profilurile ambasadorilor prin intermediul cărora donatorul a făcut promisiuni de donații
- numele ambasadorului ales (prin intermediul căruia vă faceți donarea)
- numele donatorului și suma donată vor apărea pe profilul ambasadorului (pe site-ul web al programului)
- poate apărea pe site-ul web al programului, pentru promovare și pentru a crește numărul de donații
- motivația
- apar pe site-ul web al programului și pe interfețele legate de program
- suma promisă (sumă fixă sau rotundă pe km (această sumă, împreună cu numele donatorului, va fi afișată pe profilul ambasadorului pe site-ul web al programului)
- apară pe site-ul web al programului, pe profilurile ambasadorilor prin intermediul cărora donatorul a făcut promisiuni de donații
- poate apărea pe site-ul web al programului, pentru promovare și pentru a crește numărul de donații
- în cazul voluntarilor:
- o copie a cărții de identitate ale cărei date vor fi folosite pentru încheierea contractului de voluntariat
- numele voluntarilor pot fi publicate pe site-ul web al programului și pe alte platforme legate de program, dacă este cazul
- voluntarul poate apărea în fotografii (Facebook, pe site-ul web al programului pentru a promova activitatea de voluntariat sau pentru a mulțumi organizației sau coordonatorului de program)
Înregistrarea altor persoane
Persoanele cu dizabilități și minorii pot, de asemenea, să aplice pentru a deveni ambasadori. În cazul acestora nominalizarea se face de către un reprezentant oficial (părinte, tutore etc.).
Scopul și durata prelucrării
Scopul general al prelucrării datelor:
- identificarea și înregistrarea ONG-urilor, a coordonatorilor de proiect, a ambasadorilor, a donatorilor și înregistrarea nominalizărilor,
- informarea persoanelor nominalizate/părților interesate,
- întocmirea evidenței financiare,
- întocmirea de statistici și analize,
- în cazul înregistrărilor cu reducere, identificarea beneficiarilor și alocarea reducerilor către clienții în cauză,
- îmbunătățirea continuă a serviciilor noastre, pregătirea de noi evenimente..
Păstrăm datele cu caracter personal în baza noastră de date până la retragerea consimțământului părților interesate, adică le vom șterge doar la o cerere specifică.
Detalii despre activitățile noastre de marketing
Fundația Comunitară din Odorheiu Secuiesc poate folosi fotografii și înregistrări video ale participanților la evenimentele sale (participanții trebuie să își dea consimțământul explicit pentru acest lucru la fiecare înscriere, iar acest consimțământ este o condiție de înscriere, deoarece este posibil să nu putem întotdeauna să identificăm persoanele din fotografii după nume).
Domeniul de aplicare al datelor prelucrate
Păstrăm o evidență a informațiilor furnizate de clienții noștri și a valorilor calculate pe baza acestor informații. De asemenea, înregistrăm rezultatele evenimentului de alergare/mersul pe jos/biciclism (de exemplu, timpul de sosire, numărul de kilometri, distanța parcursă) și datele legate de organizarea programului (de exemplu confirmarea înscrierii, plata donației etc.).
Înregistrăm detaliile tranzacțiilor financiare (data, suma, suma plătită, numărul chitanței, ID-ul tranzacției în cazul înregistrării online, numărul de contract în unele cazuri). În sistemul de plată online clienții noștri furnizează detaliile cardului de credit direct companiei care operează platforma de plată online, astfel încât Fundația Comunitară din Odorheiu Secuiesc nu deține detalii despre cardul de credit și nu sunt prelucrate astfel de date.
Trimiterea e-mail-urilor
Trimitem e-mail clienților noștri despre:
- înscrierea cu succes (scrisoare de confirmare),
- informații despre program,
- dacă este necesar, pentru administrare și reconcilierea datelor,
- în cazul în care întâmpinăm obstacole în colectarea donațiilor.
Mesajele menționate mai sus fac parte din serviciul nostru și sunt trimise independent de orice consimțământ de marketing.
Prin înregistrare clientul este de acord să primească buletine informative electronice de la Fundația Comunitară din Odorheiu Secuiesc. În cazul în care persoana vizată nu mai dorește să primească comunicări electronice din partea FCOS, aceasta poate notifica în format electronic solicitarea sa Fundației Comunitare din Odorheiu Secuiesc, iar FCOS va da curs solicitării persoanei vizate în termen de 3 zile lucrătoare de la primirea cererii.
Cine are dreptul de a accesa datele
Numai acei membri al asociației care sunt responsabili pentru înregistrarea, întreținerea, analiza, agregarea și evaluarea datelor și pentru informarea clienților înainte și după eveniment au dreptul de a accesa datele personale furnizate de către clienți. Aceasta include:
- nominalizatorii și registratorii,
- administratorul și managerul bazei de date,
- administratorul datelor financiare
- administratorul datelor de marketing
Ștergerea datelor
Clienții noștri pot solicita ștergerea datelor lor personale din baza noastră de date în orice moment, în conformitate cu legea. În cazul unei înscrieri în curs de desfășurare, acest lucru numai prin retragerea din programul Run for IT! Odorhei este posibil.
Chiar și după retragerea consimțământului, este posibil să păstrăm datele de care avem nevoie pentru a ne respecta obligațiile legale sau pentru a urmări interesele noastre vitale. Obligațiile noastre legale includ respectarea controalelor financiare, pentru care avem nevoie de datele de plată stocate în baza de date. Avem un interes legitim în menținerea integrității bazei de date. În acest context, din motive tehnice (din cauza modului în care sunt structurate bazele de date), nu putem șterge datele care sunt strâns legate de alte date (de exemplu, o cheie externă).